【就職に向けて】基本の電話対応を覚えておきましょう。
こんにちは。
就労移行支援事業所ティオ鹿児島中央です。
今回は、利用者さんが就職した際に困らないようにお伝えしている基本の電話対応をご紹介します。
基本の電話対応
【フローチャート】
電話が鳴る（４コール・１５秒経つと転送されるので注意）
①取ったらこちらから名前を名乗りましょう。
例：「お電話ありがとうございます。ティオ鹿児島中央の佐々木です。」
※「もしもし」はビジネスでは使わない！
②相手の名乗りを聞く
相手「○○工業の△です」
例：まずは挨拶「お世話になっております」
（引継ぎの際に同僚や上司に伝えるため、正確に）
③要件を聞く
ここが大事です！
（誰あてか、何についてか、正確に）
付き合いのある会社さんからの電話か、仕事先の担当者からの電話か、問い合わせなどお客さんからの電話か、営業の電話か、etc…仕事内容について様々な電話がかかってきます。
電話の内容を理解できるということは、「今、○○さんの仕事はこういう状況。」とわかるという事、
しかし担当者が対応した方が責任の所在をはっきりと明確にしておくことが大切！
④保留ボタンを押す
電話がつなげる場合⇒「担当者にお繋ぎいたしますので、少々お待ちください。」⇒「保留」を押す
担当者不在の場合⇒理由を伝えて、どの様に対応するか伝える
「申し訳ございません。ただいま○○は外出中です。戻り次第折り返しいたします。」
※個人を傷つけない伝え方が◎
悪い例：「今トイレに行っています。／タバコを吸いに行っているので今いません。／やまちゃんは飯に行ってます」
⑤スタッフへ引継ぎ（重要）
- 誰からの電話か
- 誰あての電話か
- 要件は何か
- 折り返しか
- 保留中か
緊急、急ぎの要件であればそう伝える。
まとめ
就職をすると必ずと言っていいほど、電話対応があります。
電話対応の目的は、相手の要件を自分で処理する事ではなく、担当者への円滑な引き継ぎ行う事です。
いざとなると緊張もあり困ることも多い業務ですが、事前に手順や目的を知っておくと、自分にとっても相手にとっても迷惑をかけることのない、円滑な業務をサポートする即戦力として、役立つので就職をする前にある程度の準備をすることをお勧めします。
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